当前位置: 专业委员会> 信息化工作委员会> 专家智库

装饰企业实现企业级信息化的方法

发布时间:2014-07-31 11:32:14 发布者:内部 来源:亚洲城ca88原创 浏览次数:

北京港源ca88装饰工程有限企业于20109月开始启动“综合管理信息系统”(一期)的开发建设工作,经过3个月的开发及调试,2个月的测试运行,最终于2011228日正式上线启用。

我企业经过“综合管理信息系统”(一期)的建设,完成了企业办公管理、投标管理、合同管理、物资管理、支付管理等功能的开发,并全面投入运行,基本实现了工程项目的立项、投标、合同、费用、资金收付款报批、签审及相关费用的综合管理,完成了企业级综合管理信息平台的基础建设,实现了企业内部各个部门的协同管理和信息畅通,保证信息的准确和有效共享,并对工作任务有更加明确的界定和跟踪。管理者通过“系统”可以轻松的掌握到工程项目和相关部门的业务信息,辅助管理决策。

经过近两年的实际应用,这期间为适应企业管理变更,系统经过两次大的改造和无数次小的调整,现在系统整体架构已趋稳定。企业各级管理人员利用系统,处理业务进行网上办公已经成为常态。登录“系统”已成为员工每日必做的办公习惯,我企业从管理层到基层业务岗位,每人都能熟练自如的使用系统,全员使用覆盖率达到100%

回顾我企业在信息化建设的道路上走的异常艰辛。早在2002年企业领导层就对企业信息化有了模糊的想法,但在当时,无论是社会大环境还是企业自身对信息化的概念和认识还是浅显和茫然的。2006年,出于对企业信息化实现的渴望和诉求,我企业投入10余万元资金,定制了一套“OA办公系统”。但在投入使用一年后,由于该“OA办公系统”是基于局域网的应用,本身就局限了使用对象,加之其自身使用功能简单,实用性较低,员工渐渐丧失了使用的兴趣,最终在运行两年后逐渐废弃了。

但是,大家并没有“因噎废食”,一方面采取让企业管理层听“讲座”、“购书”学习等形式,加强宣贯企业信息化的常识;同时培养企业信息化人员,使其提高自身技能、水平;另一方面在“中装协”信息委的引导和帮助下“走出去”,走访了国内从南到北十多家企业,进行学习和交流,这些使得大家受益匪浅。

经过两年的“蛰伏”,在2010年大家重新启动了信息化工作。大家在这次信息系统实施中,由于目标明确,思路清晰,各项准备工作充实,此次实施的功能、内容虽然比2006年的OA系统多几倍,但大家却高质、轻松的完成了工作。这主要得益于大家总结了前次的教训,汲取了一些信息化搞得好的企业成功的经验,仔细分析、梳理了此次工作任务 

以下五点是这几年大家在实施信息化建设工作中,总结出的经验与感悟,希翼能对其它装饰企业的信息化建设有所启发。

一、 目标明确、形成体系、领导重视、全员参与

企业的信息化建设必须建立在与企业发展战略目标相符的、良好的企业运营体系之上的。在没有企业发展战略、经营目标为依托的企业信息化建设是没有发展潜力的。

企业信息化建设要从自身的实际情况出发,从梳理业务流程、优化组织结构、合理设置工作岗位、规范企业管理行为、严格规章制度等基础性工作做起。

领导重视是推动信息化工作最重要的因素。只有企业领导有强烈的愿望,才能在信息化的实施过程给予财力、人力等各方面的支撑。“一把手”重视与否至关重要,但信息化建设不能搞成一次性的一把手工程。信息化建设需要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支撑体系,形成与信息化进程相适应的长效机制,只有这样信息化建设才能长期健康发展。

信息系统的建设和发展不仅仅是某个部门的事情,也不是一时一事的孤立行为,所以要想顺畅地推行信息化,就要覆盖全员。信息化是对企业长期形成的工作习惯、业务流程的一次变革,在这场变革中需要各个岗位人员,无论是管理者还是一般员工都要适应新的工作方法,不断学习,提高素质,以适应企业信息化建设的需要。每个人都要参与其中,必要的话可以用制度加罚则这种强制化手段,来“强迫”每个员工参加其中。

二、 选择适合企业自身的信息化App产品

如何选择契合企业实际需求的App产品来打造自己的信息系统是企业抉择的一个难题。2010年我企业对信息化App产品进行市场调查时发现,当时的App产品主要分为三大类:

一类是产品化App或者叫“套装产品”,这类App的通用性较强,通常是把企业通用的管理模式固化为模块,打包销售,对于仅需要业务信息化的企业说,这类App可以做到拿来就用,方便快捷。

另一类是平台定制类App,可根据企业自身管理需求来定制业务,可由用户对其进行任意加载规则,平台定制类App由建模平台和运行平台两部分组成。建模平台能够将App开发这个庞大的系统工程,变成简单的、仅通过建模工具就可完成的工作。运行平台则直接支撑各业务系统和业务处理。 

还有一类就是企业自主开发信息管理系统,自主开发的企业需要较大的资金投入,并需要有一批专业的App编程人员和信息管理人员,这对于大多数装饰企业来说,难度较大。

其实如何选择App产品,取决于企业自身的管理,如果你的企业管理制度分明,实行力强,且管理经过多年的沉淀,已经固化,那么选择“套装产品”App无疑是快速的、完美的。

ca88装饰行业,大多数企业的管理是较为粗放的,管理变数也较多,我企业从自身的管理特性需求出发,要求App产品可以灵活地、快速地响应管理上的改变,为此就要求信息系统也能够快速地调整、实施和应用。于是,大家决定采用平台化App产品来打造我企业ERP系统的雏形。

App的选择至关重要,但是,还要认识到,企业信息化建设对App的选择不单单是选择产品,更重要的是选择未来长久的合作伙伴。

三、 系统开发的切入点要以核心业务为先

面对庞大的信息系统开发工作,从何处下手又是个困扰。是从行政办公入手逐渐推进业务,还是从底层基础业务数据开始?通过大家失败的经验来看,在我企业,前者是不可行的。

这里不得不要提及一个概念:信息系统的四个发展阶段由低至高为“电子数据处理”、“事务处理”、“管理信息系统”、“决策支撑系统”。一个企业有可能同时存在几种系统,但是终极的“决策支撑系统”是每个企业管理者最终想实现的。

大家主张信息系统首先要将企业核心业务纳入,这可以促使企业上下一致关注信息化工作,而且核心业务首先信息化,会带动其它辅助业务信息化的进程。其二、核心业务产生的数据,是企业的关键数据,它的数据需要一定时间的积累、沉淀,才可以为后期系统进行数据统计分析提供有效的支撑。

在系统开发的同时大家加强了对各系统领导的培训工作,帮助他们改变旧有观念,并且将企业内部的所有流程进行了梳理、增补和改造,为项目的实施奠定良好的基础。

四、 统一规划  分部实施  

企业的信息化规划是企业实施信息化的前提,它确定了信息化的宗旨、目标以及实现的方法和步骤。如果企业不事先进行总体规划,匆忙实施的信息化系统将不能很好地支撑企业的业务与经营活动,甚至对企业发展产生制约。忽视信息化规划的行为可能会给企业带来巨大损失。

企业的信息化建设是一项长期和复杂的系统工程,是信息时代的一项长期任务,它不可能一次投入建设就大功告成了。实施企业信息化,在开始时不要希望“大而全”,企图一步到位,这是不可取的想法,领导者可能希望一次投入,百年受益,这也是极不现实的。每个企业都有其独特性,因此企业信息化模式是不可复制的,这就需要信息化工作要在开发、应用过程中不断探索、不断调整细化。如果全面实施的话,会面临着大量调整、修改过程,会导致系统漏洞百出,信息管理人员只会关注系统本身而没有精力去注重实际应用,最终可能导致失败。

信息化毕竟只是一个工具,要使信息化和企业管理较好的结合起来,通过这个工具规范企业的管理,但是却不能让企业反过来为了这个工具而服务,企业的改革是有步骤、循序渐进的,一步到位的做法对于企业来说是不可取的。

信息化不能一蹴而就,企业的信息化实施要采用“试点先行,逐步推广和优化”的策略,这样企业实施的效果明显,风险控制得当,企业上下对信息化的信心和热情才能持续不变。信息化采用“循序渐进”策略除了可以帮助企业控制管理变革的风险之外,还可以帮助企业把信息投资和企业的发展有效结合起来。
    我企业的做法是:参照行业先进的管理流程并结合企业自身管理状况,制订优化的管理流程,在流程制订中专注于关键业务流程的整合,以迅速达到企业各业务部门的紧密协作,从而提高运作效率,然后在此基础上逐步细化和优化流程。除此之外,我企业还很重视早期数据的整合和准备,确保系统实施周期目标的实现。同时,加强企业内部员工和项目组成人员的培训,使其充分掌握管理信息系统的使用,提升员工管理意识和素质,同时为将来系统进一步优化打下坚实基础。

实施过程就是一个相互磨合的过程,需要根据系统的流程来完善企业的体系和制度,同样也需要App方根据大家特定的行业特点进行一定程度的二次开发、做好服务支撑。

五、 重视信息管理人员在企业中的地位

企业信息化建设要有长期的、独立于其它部门的组织机构,还要有一个有效的工作小组,负责信息系统开发,并把企业体制变革与信息化建设结合起来。企业信息化是一项复杂的系统工程,其中有各种技术问题要掌握、突破和应用,有与企业中各种各样的人打交道而带来的大量组织协调工作和普及培训工作要进行,有由于企业管理制度的不规范、不完善、不标准而造成的困难和麻烦要解决,甚至还有传统习惯势力的阻碍和抵制要克服,等等。

过去,在企业中从事信息管理工作的人员大都处于从属或配角地位,他们经常被称为决策的“参谋”、经营的“耳目”。若将信息部门附属于企业中的其它部门(如财务部、研究发展部或市场营销部等)之下,是不能适应现代企业信息管理的需要的。

在传统的管理体制下,管理与技术是相对封闭的。管理者大都不知道信息技术究竟能够为管理决策做些什么,而信息技术人员又只是从技术标准和设备性能来考虑问题,不大清楚企业的目标,也不能有效地支撑决策。

设置独立于其它部门的信息管理部门,使他们不再属于从属地位。信息部门需要与各业务、职能部门保持充分的联络与沟通,来获取原始数据并进行分析处理,通过对信息资源的充分发掘和有效利用来促进企业管理机制的变革和业务结构的调整甚至重组,最终的结果又要为这些部门和企业领导的决策服务,从而提高企业的管理决策水平,增强企业在日趋激烈的竞争环境中快速的反应能力。

以上仅为大家在港源企业从事信息化工作的一些经验、感悟,在此“抛砖引玉”,希翼能为您单位的信息化建设工作带来一点启示!

 
XML 地图 | Sitemap 地图